Evaluación 360º: Sistema de Encuestas Habilmind

Este documento describe, haciendo uso de capturas de pantalla, las diferentes funcionalidades del sistema de encuestas para centros educativos y universidades desarrollado por Habilmind.


1. Origen


El Sistema de Evaluación 360º se origina en la necesidad que tienen los centros educativos y universidades de medir la satisfacción y la calidad ofrecida por los mismos.

 

Para cumplir determinados protocolos de cada Centro o alcanzar los certificados de calidad ISO o EFQM, estas mediciones deben ser precisas y adaptadas 100% a las necesidades de cada centro.

 

El desarrollo de este sistema de Habilmind da respuesta a dichas necesidades.

 

Para ello hemos desarrollado cuatro tipos de encuestas tipo:

  • Satisfacción de padres
  • Satisfacción de los alumnos
  • Clima laboral (Docentes evaluando al Centro)
  • Valoración del profesorado por alumnos (Los alumnos evalúan a cada uno de sus profesores)

 

Y, además, Habilmind permite la realización de otro tipo de encuestas como:

  • Valoración del profesorado por familias (Las familias evalúan a cada uno de los profesores o tutores de sus hijos)
  • Encuestas específicas:
    • Satisfacción de PAS
    • Evaluación de cursos de formación internos
    • Evaluación/Satisfacción de clases extraescolares
    • Evaluación de tutorías
    • Etc.


2. Aspectos generales

 

Las encuestas nos proveen de información ofrecida por los diferentes perfiles o roles que forman la comunidad educativa del centro, siendo los mismos:

  • Padres
  • Alumnos
  • Profesores y personal administrativo


Los formularios se ofrecen como una dirección web con una clave interna codificada. Esa dirección no hace necesario el uso de usuario y contraseña. Sencillamente se ofrece la dirección al sujeto que vaya a realizar la encuesta.

 

Ello favorece en gran medida la privacidad y anonimato a la hora de realizar la misma y la inclusión con libertad de observaciones en las casillas correspondientes.


Los Centros educativos no necesitan instalar ningún tipo de programa ya que todo funciona a través de Internet.

 

Los formularios se componen de preguntas estándar diseñadas por especialistas que el Centro puede usar como guía y modificar en parte o en su totalidad.

  

El sistema adopta todas las medidas de seguridad, de tal manera que sólo las personas autorizadas podrán acceder a los resultados individuales de un Centro educativo.

 

Una característica de interés es la sencillez de implementación, ya que sólo se debe proporcionar una url a los encuestados. 

 

Los resultados se puede ver en tiempo real incluso si no se han realizado todas las encuestas esperadas.


Las encuestas se pueden realizar, no solo desde un ordenador, sino también desde un móvil o una tablet, lo que, de cara a docentes y familias, incrementa notablemente el número de cuestionarios recibidos.

 

Desde Habilmind hemos optado por ofrecer este servicio a un coste muy económico para que sea adoptado por el mayor número de Centros posible


Ésta es una vista general del panel de control de Calidad para un Centro::




Desde este panel de control se puede “simular” la encuesta o acceder directamente a la url de la encuesta deseada para copiar y pegar dicha url y poder enviársela a padres, docentes, PAS, o escribirla en la pizarra de clase para que la realicen los alumnos.

Desde este panel se pueden ver los resultados, ver los detalles individuales de todos los cuestionarios recibidos, o cerrar la encuesta (candado) para que ya no se pueda seguir recibiendo más datos.

El sistema lleva una tabla de control sobre la totalidad de los cuestionarios enviados… :

Captura de pantalla 2016-06-15 a la(s) 14.01.01.png

… de tal manera que podemos:
  • Ver la fecha de envío.
  • Ver el tiempo que se dedicó a su realización.
  • A través de la url desde la que se envió la encuesta (ello permite eliminar las encuestas realizadas de manera anómala).
  • Conocer la IP desde donde se realizó cada encuesta y su geolocalización aproximada.
  • Conocer el curso al que corresponde cada encuesta realizada.
  • Eliminar de forma individual cada encuesta en caso de detectar alguna anomalía.

En todos los formatos de presentación de resultados se recoge la siguiente información:
  • Número de encuestados que han contestado.
  • La media.
  • La desviación.
  • Asignamos unos valores porcentuales a los tramos de respuestas elegidos por el centro. Por ejemplo en 4 tramos: Muy insatisfecho: 0%, Insatisfecho: 33%, Satisfecho: 66% y Muy satisfecho: 100%.
  • Con estos datos generamos la columna de mínimas y máximas que variarán del 0% al 100%.
  • Distribución de las respuestas.
  • El número de respuestas en cada tramo.

El centro puede elegir, bloques de preguntas, preguntas, tipo de respuestas (Muy insatisfecho, Insatisfecho, Satisfecho y Muy satisfecho, o Bien, Mal y Regular, o valorar del 1 al 10, o del 1 al 5, Si/No, ...) puede elegir si quiere desplegables, multiselección de opciones, preguntas abiertas, etc., e incluso preguntas condicionadas, de tal forma que las preguntas puedan ser visualizadas o no en función de las respuestas dadas anteriormente.

3. Encuestas tipo

    3.1. Evaluación al centro:

Las encuestas más frecuentes son:
  • Familias evaluando al centro: Esta encuesta, dirigida a padres de alumnos, mide por bloques de preguntas los siguientes aspectos:
      • La acción docente
      • La evaluación académica
      • La atención a la diversidad
      • La tutoría y orientación de alumnos
      • La relación del centro con las familias
      • Las actividades extraescolares
      • Los servicios complementarios del centro
      • La atención dispensada y la imagen del colegio
      • Los aspectos más valorados
      • Sugerencias
  • Alumnos evaluando al centro: Muy similar a la anterior pero dirigida al alumnado.
  • Docentes evaluando al centro: Se trata de una encuesta que evalúa el clima laboral, a través de la cual medimos los siguientes aspectos:
      • El sistema educativo
      • El clima o ambiente del centro
      • La comunicación
      • Las condiciones y medios de trabajo
      • La gestión de los equipos de trabajo
      • La formación y el desarrollo personal
      • La gestión del liderazgo
      • La imagen
      • El reconocimiento
      • El compromiso
  • PAS evaluando al Centro: Muy similar a la anterior pero dirigida al PAS.

A continuación mostramos una serie de pantallazos referentes a las encuestas tipo donde se evalúa al centro:
    • Este es un ejemplo de una encuesta en la que la familia está evaluando al centro:

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    • A continuación tenemos un ejemplo del resultado global de la encuesta de docentes evaluando al centro: clima laboral.

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 11.08.53.png

La información es muy visual y todo se puede descargar a PDF, Excel o CSV, y disponemos de un resultado-resumen por secciones o grandes bloques.

Los resultados podemos analizarlos de manera agrupada o bien filtrarla por cualquier opción que se nos ocurra, incluso por pregunta o tipo de respuesta y combinar las opciones por etapa, grupo, curso,...  

A continuación, y siguiendo el ejemplo anterior, podemos ver todas las opciones de filtrado de las que se pueden disponer:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 11.15.28.png

Una vez realizado el filtro necesario, podremos exportar los datos en PDF o CSV, y si nos gusta trabajar con números, estadísticas, etc., también podremos exportar la información a Excel con un apartado previo en el que podremos seleccionar múltiples opciones:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 11.21.09.png

    3.2. Encuesta de valoración del profesorado por alumnos/familias

Esta encuesta es muy similar a la de satisfacción sobre el centro que pueden realizar alumnos, docentes, familias o PAS. La realización de la misma puede establecerse en el centro escolar o bien en el domicilio del alumno.
 
Es necesario destacar el alto grado de implicación en la realización de las mismas por parte de los alumnos, utilizando de manera general los apartados de “observaciones”.

Los alumnos pueden valorar de manera individual a la totalidad de los profesores relacionados con ellos.

El proceso comienza con la definición por parte del colegio de los profesores, asignaturas, grupos y cursos en los que imparten dichas asignaturas, departamentos e incluso etiquetas (profesores nuevos, los que han recibido una cierta formación,...), que luego nos permitirán realizar filtrados en función de toda esta información definida previamente.

A continuación mostramos una serie de capturas de pantalla referentes a las encuestas de alumnos o familias evaluando a docentes.

Este es un ejemplo de una encuesta en la que los alumnos evalúan a sus docentes, donde el alumno selecciona a los profesores que va a valorar:
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El Centro puede decidir si quiere que los profesores salgan en bloque para que los alumnos seleccionen uno a uno a los docentes a los que van a evaluar, o podemos hacer que los profesores de cada grupo salgan automáticamente y ya seleccionados para que los alumnos solo se limiten a contestar las preguntas sobre cada uno de sus profesores.

A continuación, los alumnos solo tienen que contestar a las preguntas definidas por el Centro sobre cada uno de sus profesores:

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Si el profesor tiene además la función de tutor, se pueden añadir algunas preguntas adicionales, o se puede realizar un cuestionario específico para tutores.

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Posteriormente, la información la podemos filtrar por multitud de opciones:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 12.23.22.png

Facilitamos el análisis de la información presentando los resultados de manera muy visual. Los responsables de calidad o directores del centro pueden ver cualquier información de forma muy ágil y posteriormente podrán exportarla en el formato que deseen. Algunos ejemplos:

  • Ver una comparativa de todos los profesores del centro de forma simultánea:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 12.32.53.png

  • Ver los resultados de un solo docente dividido por todos los grupos en los que imparte clase:

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  • Ver los resultados de todos los docentes que imparten inglés:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 12.54.27.png

Las posibilidades de segmentación son innumerables, pero además, de forma automática, se genera un informe individual por docente en formato PDF, con la información de todos los grupos en los que imparte clase, los comentarios de los alumnos divididos por grupos, y una comparativa con la media conseguida por los demás docentes de cada grupo y con la media del departamento o departamentos en los que trabaja:

  • Ver ejemplo de un informe individual del docente:

Captura de pantalla 2016-06-14 a la(s) 12.59.35.png

Además, la información de cada curso queda almacenada y eso nos permite, por ejemplo, obtener de forma muy sencilla y visual cómo ha sido la evolución de cada docente año tras año:

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4. Preguntas frecuentes sobre evaluación 360º
 
  • ¿Qué datos nos tiene que dar el centro para poder generar el alta en el sistema? - Procedimientos
 
Enviar a Habilmind las encuestas en Excel o Word, indicando claramente, bloques de preguntas, definición de preguntas, tipo de respuestas y, en caso de que el centro así lo quiera, las preguntas abiertas. Habilmind facilita unas encuestas tipo por si el centro quiere usarlo de guía.

En caso de que el centro quiera que los alumnos o familias puedan evaluar al profesorado, se envía al centro un Excel tipo para que el centro lo rellene con docentes, asignaturas, departamentos, etiquetas cursos y grupos y éste nos lo devuelva relleno.

Habilmind se encarga de las subida al sistema de todos los datos, por lo que el centro solo se tiene que encargar de facilitarnos la información pertinente.

Muchos centros optan por continuar con el mismo tipo de encuestas que se hayan utilizado en años anteriores; con enviarnos el modelo de encuesta, es suficiente.

  • ¿Cómo se instala Habilmind en el Centro? - Procedimientos

El centro no tiene que instalar absolutamente nada. Todo funciona a través de Internet y es Habilmind quien se encarga de dar de alta una url personalizada para el centro incluyendo logotipo o escudo del mismo.

  • ¿Qué datos proporcionamos al centro educativo para que pueda usar este sistema de medición? - Procedimientos
 
El director recibe un usuario y contraseña de uso exclusivo para acceder al panel general de Calidad. A los encuestados se les hace llegar la dirección única (url) para la realización de la encuesta por lo que éstos no necesitan ningún tipo de usuario y contraseña ni acceder a la plataforma.

  • ¿Necesitan usuario y contraseña los alumnos, padres o profesores para realizar la encuesta? - Procedimientos
 
No, sólo deben saber la dirección web (url) y escribirla, o copiarla y pegarla en cualquier ordenador, táblet o móvil con conexión a Internet.
 

  • ¿Pueden los profesores acceder a las respuestas?
 
No, sólo la dirección del centro tendrá acceso a esa información, salvo que dirección decida dar acceso a profesores o, si lo hubiera, al departamento de calidad.
 

  • ¿Cómo puedo saber si ya han terminado de realizar las encuestas?
 
En el caso de alumnos las encuestas se pueden y se deben realizar en el centro bajo supervisión. En los demás casos, se sugiere que se establezca un plazo máximo para la realización de las mismas, cerrando el acceso (usando el candado) al finalizar dicho plazo.
 

  • ¿Es obligatoria la foto del profesor para su valoración?
 
No, pero es recomendable, ya que facilita la labor a los alumnos y todo queda mucho más visual. En ese caso los centros sólo tienen que enviarnos la foto de cada docente y nosotros nos encargamos del resto.

  • ¿Qué ocurre si un profesor imparte materias en varios niveles?
 
No hay problema ya que podemos subir la información con todas las asignaturas o cursos en los que un mismo profesor imparta clase y, posteriormente, valorar su actividad en su conjunto o filtrar la información hasta el detalle deseado.

  • ¿Qué ocurre si un profesor imparte varias materias en en el mismo grupo?

No hay problema; el alumno o familia solo tendrá que evaluar al profesor tantas veces como asignaturas imparta.

  • ¿Cómo comunican los centros las encuestas a las familias, docentes o PAS?

Los centros utilizan su sistema de comunicación habitual, ya sea por email o través de plataformas de gestión interna, los centros envían una carta o email comunicando a familias, docentes o PAS la existencia de las encuestas y sus objetivos junto a la url de la encuesta que se quiera llevar a cabo. Las familias, docentes o PAS solo tienen que clickar sobre el enlace enviado para acceder directamente a la encuesta.